Kâğıtsız Baro
Kâğıtsız Baro; İstanbul Barosu’nun üyelik, sicil, belge, başvuru, komisyon, toplantı, arşiv ve iç yazışma süreçlerini güvenli dijital ortama taşıyacak kurumsal dönüşüm projesidir. Elektronik imza, dijital belge doğrulama, güvenli arşiv ve iş akışı sistemleri sayesinde işlemler hızlanacak; gereksiz kâğıt, baskı, posta ve fiziksel depolama maliyetleri azaltılacaktır.
Projenin Amacı:Projenin amacı, baro hizmetlerini daha hızlı, şeffaf, çevreci ve düşük maliyetli hâle getirmektir. Bu kapsamda; Kâğıda dayalı bürokrasinin azaltılması, Üye işlemlerinin elektronik ortamda tamamlanması, Elektronik imzalı ve doğrulanabilir belge sistemine geçilmesi, Fiziksel arşivin güvenli biçimde dijitalleştirilmesi, Başvuru ve karar süreçlerinin takip edilebilir hâle getirilmesi, Kâğıt, baskı, posta ve depolama giderlerinin azaltılması, Kurumsal hafıza ve bilgi güvenliğinin güçlendirilmesi, Çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlanması amaçlanmaktadır.
Avukata Faydası:Kâğıtsız Baro sayesinde meslektaşlarımız; Baro işlemlerini merkeze gitmeden çevrim içi yapabilecek, Belge taleplerini dijital ortamda oluşturabilecek, Elektronik imzalı belgelerini anında alabilecek, Başvuru ve taleplerinin hangi aşamada olduğunu takip edebilecek, Aynı evrakı farklı işlemler için tekrar sunmak zorunda kalmayacak, Komisyon ve merkez başvurularını dijital olarak yapabilecek, Baro karar, tutanak ve duyurularına kolayca erişebilecek, Evrak kaybı ve işlem gecikmesi riskinden korunacak, Mobil Baro üzerinden belge doğrulaması yapabilecektir. Dijital hizmetleri kullanmakta zorlanan veya erişilebilirlik ihtiyacı bulunan meslektaşlar için fiziki destek noktaları korunacak; dijitalleşme hiçbir üyenin hizmete erişimini engellemeyecektir.
Hayata Geçiş Takvimi:İlk 100 Gün Barodaki bütün evrak ve iş akışlarının envanterinin çıkarılması, Kâğıt kullanım ve maliyet analizinin yapılması, Elektronik belge ve arşiv yönergesinin hazırlanması, Hukuki saklama süreleri ile imha kurallarının belirlenmesi, Elektronik imza ve belge doğrulama sisteminin planlanması, Öncelikli dijitalleştirilecek işlemlerin tespit edilmesi. İlk 6 Ay Üyelik, sicil, aidat ve belge başvurularının dijitalleştirilmesi, Elektronik imzalı belge hizmetinin başlatılması, Kurumsal yazışmaların dijital iş akışına aktarılması, Fiziksel arşivin taranmasına başlanması, Dijital belge doğrulama sisteminin devreye alınması, Personel ve üye eğitimlerinin gerçekleştirilmesi. İlk 1 Yıl Baro işlemlerinin en az %80’inin dijital ortama taşınması, Yönetim, komisyon ve merkez süreçlerinin dijitalleştirilmesi, Akıllı Üye Portalı ve Mobil Baro entegrasyonunun tamamlanması, Güvenli dijital arşiv ve yedekleme sisteminin kurulması, Kâğıt tüketimi ve maliyet tasarrufu raporunun yayımlanması. 1–3 Yıl Mevzuatın izin verdiği bütün süreçlerin tamamen dijitalleştirilmesi, Fiziksel arşivin dijital dönüşümünün tamamlanması, Otomatik belge sınıflandırma ve arama sistemlerinin geliştirilmesi, Kâğıt, baskı ve posta kullanımının asgari seviyeye indirilmesi, Projenin sürekli güncellenen kalıcı bir yönetim modeline dönüştürülmesi.
Bütçe / Kaynak Modeli:Projenin bütçesi; mevcut fiziksel arşivin büyüklüğüne, elektronik belge yönetim sisteminin kapsamına ve entegrasyon ihtiyacına göre değişecektir. Başlıca giderler: Elektronik belge ve iş akışı sistemi, Fiziksel arşivin taranması ve indekslenmesi, Elektronik imza ve zaman damgası altyapısı, Güvenli sunucu, depolama ve yedekleme hizmetleri, Belge doğrulama ve arama sistemi, Akıllı Üye Portalı ve Mobil Baro entegrasyonu, Siber güvenlik ve sızma testleri, Personel eğitimi ve teknik destek hizmetleridir.
